Как перевести Excel в PDF. Через внешние приложения и онлайн-сервисы, внутри Excel — Информатика

Как перевести Excel в PDF. Через внешние приложения и онлайн-сервисы, внутри Excel — Разбираем подробно

Пользователи программы Excel часто вынуждены предоставлять результаты своей работы на презентациях. Для этого нужно преобразовать файл в более удобный формат, например в PDF. Кроме того, трансформация документа позволяет защитить данные от нежелательного корректирования при передаче третьим лицам. Если в таблице есть формулы, задействованные в вычислениях, то переведение в формат PDF дает возможность защитить данные от случайных изменений или от повреждений при переносе документа на другой компьютер. Подробно рассмотрим все способы конвертации.

Конвертируем файл Excel в PDF

В старых версиях программы Эксель нет возможности сохранить файл в каким-либо другом формате, кроме xls. Приходилось искать специальные программы-конвертеры или пользоваться интернет-ресурсами, способными перевести один формат документа в другой. Начиная с Excel-2010, функционал программы был дополнен таким нужным свойством, которое позволяет сразу конвертировать файл, не выходя из Эксель.

1. В первую очередь необходимо выделить ячейки, которые нужно преобразовать. Переходим в меню вкладки «Файл». Перед сохранением необходимо убедиться в том, что границы таблицы не будут выходить за пределы листа PDF-документа.
   

   

   1

2. Далее переходим к процессу сохранения. В открывшемся меню «Файл», активировав категорию «Сохранить как…», с правой стороны переходим в параметр «Обзор».
   

   

   2

3. После этого появится окошко, в котором следует определиться с местом хранения файла и его названием.
   

   

   3

4. Внизу окошка находим категорию «Тип файла» и, нажав на строчку левой кнопкой компьютерной мышки, вызываем список вариантов, из которого можно выбрать формат документа. В нашем случае выбираем тип файла PDF.
   

   

   4

5. Под строкой «Тип файла» появиться несколько дополнительных параметров, необходимых для конвертации. Стандартная оптимизация подходит для печати и публикаций в интернете, а минимальный размер позволяет оптимизировать документ к размещению на страницах интернет-сайтов. Выбрав подходящий вариант оптимизации, следует поставить возле него отметку. Чтобы сохраненный таким образом документ открылся после конвертации, стоит поставить галочку в соответствующем пункте.
   

   

   5

Для четкой и детальной настройки процесса конвертации специалисты рекомендуют обратить внимание на дополнительные параметры, в которых можно внести все уточняющие моменты для более качественного отображения содержимого таблиц.

6. В появившемся окошке можно указать, какие именно страницы необходимо преобразовать. Выбрать диапазон данных, например выделенные листы книги, определенный диапазон или всю Excel-книгу. Также здесь есть дополнительные непечатаемые данные файла, которые могут быть вставлены в новый документ – теги структуры документа и его свойства. Как правило, уже выставленные параметры в окне соответствуют стандартным требованиям, но при необходимости их можно скорректировать. Для активации внесенных изменений кликаем «ОК».
   

   

   6

7. Завершаем процесс конвертации нажатием клавиши «Сохранить».
   

   

   7

8. Процесс конвертации может занять некоторое время, в зависимости от размеров таблиц. В указанной папке появится PDF-документ. В соответствие с настройками, сразу же после конвертации документ откроется в редакторе, способном прочитать его.
   

   

   8

Преобразование Эксель-таблицы в PDF при помощи внешних приложений

Если пользователь работает с таблицами Excel версии 1997-2003, то для осуществления конвертации файла в формат PDF придется воспользоваться сторонними инструментами. Одной из самых популярных программ является FoxPDF Excel to PDF Converter.

1. Устанавливаем приложение. Скачать установочный файл можно на официальном сайте www.foxpdf.com.
2. При запуске программы появится рабочее окошко, в котором следует перейти в меню «Add Excel File» для выбора нужного файла.
   

   

   9

3. Программа позволяет конвертировать сразу несколько файлов, что является бесспорным преимуществом. Определившись с файлами, кликаем «Открыть».
   

   

   10

4. В окне программы отобразятся выбранные файлы. Возле каждого файла должна быть проставлена галочка. Если галочка отсутствует, то файл останется в прежнем формате.
   

   

   11

5. После конвертации файлы будут сохранены в папке, которая выбирается по умолчанию. Для выбора другого адреса следует перейти в параметр Output Path внизу страницы. При нажатии на кнопку с троеточием появится меню с адресом текущей папки. При необходимости место хранения можно заменить.
   

   

   12

6. Когда все подготовительные этапы будут завершены, переходим к конвертации, нажав на клавишу PDF справа от строчки Output Path.
   

   

   13

Применение онлайн-сервис для преобразования Excel-формата в PDF

Несмотря на всю простоту приложения FoxPDF Excel to PDF Converter, данное программное обеспечение является платным. А если потребность в преобразовании Эксель в PDF появляется крайне редко, то можно применить онлайн-ресурсы, доступные в интернете.

Данные ресурсы позволяют бесплатно конвертировать таблицы в PDF, но они могут иметь ограничение по количеству операций в течение дня. К некоторым сервисам можно получить доступ только после регистрации и указания своего действительного электронного адреса, на который будет отправлен уже преобразованный документ.

Кроме того, для работы с определенными сайтами необходимо убедиться в том, что файл соответствует предъявляемым требованиям. Рассмотрим принцип работы одного из таких интернет-ресурсов на примере SmallPDF:

1. Переходим на сайт https://smallpdf.com/ru. Выбираем категорию под названием «Excel в PDF».
   

   

   14

2. Здесь следует, воспользовавшись кнопкой «Выбрать файл», указать нужный документ или просто перетянуть Эксель-файл в необходимое поле. Ресурс позволяет преобразовать сразу несколько документов.
   

   

   15

3. Далее происходит автоматическая конвертация. После ее завершения готовый файл нужно сохранить путем активации кнопки «Сохранить файл».
   

   

   16

4. Появится окошко, в котором следует указать адрес папки для размещения PDF-файлов.

Заключение

Каждый из указанных способов конвертации таблиц Excel в файлы формата PDF имеют как позитивные стороны, так и отрицательные. Безусловно, сохранение документа непосредственно в рамках программы Эксель, позволяет быстро и удобно достичь поставленной цели. Но, как было указано выше, данная функция появилась только в версии 2010 года.

Воспользоваться онлайн-ресурсами для преобразования файлов можно только при условии подключения интернета, а это не всегда доступно. Специальные приложения и программы также удобны в использовании. При этом не стоит забывать, что такие сервисы иногда требуют покупки. В любом случае, выбор способа преобразования файла xls в pdf остается за пользователем.