Оглавление:
Как сделать выпадающий текст в excel? — Разбираем подробно
Хелло Олл !
Есть такой вопрос — человек делает таблицу в M$ Excel (типа каталог товара) и хочет сделать такое — чтобы по умолчанию на каждую единицу товара приходилась одна строка со столбцами с краткими характеристиками этого товара. Но чтобы при наведении мышью на какой либо столбец открывалось подробное описание этого товара…
в виде отдельного окошка (можно всплывающего) или выезжающей строки (по типу того, как это можно сделать в HTML — в таблице нажимаешь на «+» и выезжает строка с подробным описанием к выбранной строке, нажимаешь там на «-» и она убирается).
По первому варианту (отдельного окошка) я ему предложил заносить доп. инфу в «Примечание» и вешать по отдельному примечанию на элементы определенного столбца в каждой строке. Вроде так хорошо, но
— проблема с поском по всему документу -> по умолчанию Excel вообще не ищет по примечаниям, если в поиске включить «поиск по примечаниям», то он просто останавливает поиск на строке, в примечании к которой нашел нужное слово, но читателю еще самому нужно открыть это описание и в нем найти нужное слово
По поводу «выезжающей строки» — вроде так в Excel 2003 вообще низя сделать …
Итак, что тут можно посоветовать человеку ? Можно ли то что он хочет сделать в Excel’e ?
Если вам нужно, чтобы при нажатии на одну из ячеек в табличном документе Excel, раскрывался список с возможными вариантами значений, то вы попали по адресу. В данной статье расскажем вам о самых распространенных и популярных способах как это можно сделать. Это не занимает много времени. Специальные знания и навыки вам не нужны. Только желание, внимательность и четко следовать прописной инструкции. Итак, поехали!
Способ 1. Стандартный.
Для начала необходимо задать диапазон значений, который вы хотите видеть в своем выпадающем списке. К примеру, поговорим о ячейке «программа». Создадим список, который у нас должен выпадать из ячейки.
Если у вас Excel 2003, тогда необходимо выполнить следующие действия. Станьте на ячейку, которую хотите сделать как выпадающий список, выбираете меню Данные – Проверка.
В Excel 2007 и выше данное окно вызывается через вкладку «Данные» -> «Проверка данных».
У вас появляется диалоговое окно с проверкой, куда необходимо ввести диапазон значений.
Задаем конкретный тип вводимых значений, в нашем случае рассматриваем элемент «Список».
Для указания значений выпадающего списка, есть конкретное поле – «источник». Здесь указывается диапазон ячеек, откуда будут браться значения для выпадающего списка. Делается это нажатием на значок в конце строки. Далее выделяете диапазон ячеек и нажимаете «Enter».
Вот какой результат получается в итоге.
Для того чтобы в поле «Источник» не задавать постоянно диапазон значений. Можно эти значения объединить в одну категорию, присвоить ей имя и писать это имя в данной графе.
Указываем конкретный перечень значений, который должен выпадать. Заходим, выполняем следующие шаги.
- Шаг 1 – выбираем меню – «Вставка»;
- Шаг 2 – переходим в меню «Имя»;
- Шаг 3 — открываем диалоговое окно «Присвоить».
Если у вас английская версия тогда так
- Insert;
- Name;
- Define.
В случае, если работаете с седьмой офисной версией или более новее Excel 2007. Тогда вам в помощь вкладка «Формулы» – «Диспетчер имен» (Name Manager), и выбираем создать. Выбор имени ничем не ограничен. Можете написать, например «Обзор».
Далее через вкладку «Данные» -> «Проверка данных» вы в поле «Источник» указываете уже не диапазон ячеек, а знак «=» и созданное имя.
Обратите внимание на такой момент. Источником данных может быть и любой именованный диапазон данных, к примеру, прайс-лист.
В этом случае, когда каталог прайса будет добавляться новыми позициями, они автоматически высвечиваются в выпадающем меню. Также, одним важным моментом для таких списков, считаются создание связанных выпадающих элементов. В таких случаях. Когда в одном элементе меняется содержание, в другом автоматически происходит изменение и обновление структуры.
Способ 2 – Элемент управления.
В этом способе рассмотрен вариант добавления нового объекта и привязка его к конкретному диапазону в екселе. Какие необходимо выполнить шаги:
Если у вас версия ексель 2007 года и позже, тогда выбираем меню Разработчик. Если версия ранняя тогда Вид — Панели инструментов – Формы.
В появившемся диалоговом окне элементов ActiveX, находим значок со списком «Поле со списком». Выносим элемент на страницу документа.
Далее правой кнопкой мыши нажимаем на поле со списком и выбираем меню «Формат объекта».
В данном меню заносим диапазон значений и привязываем к ячейке данные.
Что это за инструмент? Как сделать выпадающий список в Excel? Ответы ниже. Раскрывающийся список текстовых значений — полезный инструмент, позволяющий сохранить перечень текстовых значений (например, фамилий), которые нужно вносить в ячейку. В основном они используется при формировании бухгалтерской, управленческой и прочей отчетности, для контроля занесения информации. Существует несколько способов создания выпадающих списков.
Как сделать выпадающий список в Excel? Простой способ
Значения заносятся в столбец, важно, что бы между ними не было пустых строк. В следующую ячейку, куда нужно внести данные откройте меню (правая кнопка мышки). Заполнить можно над или под заполненным диапазоном. В меню выберите команду «Выбрать из раскрывающегося списка».
Это же делается сочетанием двух клавиш «ALT + стрелка вниз». Читайте про другие горячие клавиши.
Постоянный раскрывающийся список. Сложный способ
Можно сделать подобный список зафиксировав нужные данные. Выделите диапазон с информацией, который будет являться списком и сделайте следующие действия:
Версия 2003 и более старая: Вставка — Имя – Присвоить.
Версия 2007 и более свежая: Формулы – Диспетчер имен – Создать. Выбрать нужный диапазон и теперь нужно присвоить имя. Кнопка ОК. Или выделить диапазон и воспользоваться горячей клавишей CTRL + SHIFT + F3.
Имя задать можно любое, но в нем не должно быть пробелов (используйте нижнее подчеркивание) и нельзя использовать в начале имени символ или цифру.
Теперь, в ленте инструментов выбираем Данные — Проверка данных — в открывшемся меню выбираем Список (картинка номер 1). В «источник» ставим «=» и пишем созданное имя диапазона (см выше), можно нажать F3 или выбираем произвольный диапазон данных (выбираем нужный диапазон вручную). Далее, начиная заносить информацию в ячейки будет появляться данные на выбор — выпадающий список
Так же отличный способ сослаться на диапазон управляемой таблицы (Вставка — Таблица). Такая таблица автоматически добавит в конец диапазона новые данные.
Выпадающий список, важные комментарии!
Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:
(Visited 459 times, 1 visits today)
Изучим простой способ добавления всплывающей подсказки в Excel при вводе данных в ячейку.
Одним из элементов упрощения ввода данных пользователем является добавление всплывающей подсказки, которая появляется при активации конкретной ячейки.
Это позволяет минимизировать возможность ошибки при вводе, а также напоминает какие конкретно данные необходимо ввести в ячейку.
Как сделать всплывающую подсказку?
Чтобы сделать всплывающую подсказку для ячейки выберем на панели вкладок Данные -> Работа с данными -> Проверка данных и в открывшемся окне перейдем в центральную вкладку:
Далее вводим информацию в поля Заголовок и Сообщение, при этом текст введенный в заголовок при отображении подсказки будет показываться жирным шрифтом, а также устанавливаем галочку напротив поля Отображать подсказку, если ячейка является текущей. Нажимаем OK и получаем следующий результат:
Удачи вам и до скорой встречи на страницах блога Tutorexcel.ru!
Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.
Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:
Видео-урок Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
Представим, что у нас есть перечень фруктов:
Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:
Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).
Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).
Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:
После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник“, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.
Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.
Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.
Например, у нас есть список с перечнем фруктов:
Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:
Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.
Как эта формула работает?
На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;;).
Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.
Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.
Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.
Для создания списка потребуется:
В этой формуле, в аргументе “” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.
Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.
Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:
Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:
Как скопировать выпадающий список в Excel
В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.
Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:
Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:
После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.
Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:
Нажав “ОК“, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.
Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel
Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.
Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:
Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:
Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:
Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну “Россия”, то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете “США” из первого выпадающего списка.